- Môi trường tài khoản
Multi-Account Browser
Điện thoại đám mâyTự động hóa
RPA không cần mã
Trình đồng bộ
Tích hợp
Tác nhân AI - Bảng giá
- Nhà phát triển
VN
Nhân viên chăm sóc khách hàng cần kiểm tra một đơn hàng. Đồng nghiệp ở bộ phận tài chính cần báo cáo thanh toán. Quản lý vận hành cần cập nhật một trang sản phẩm.
Cả ba đều cần truy cập gian hàng. Nhưng họ không cần cùng một bộ quyền.
Vấn đề xuất hiện khi việc cấp quyền truy cập cũng mở luôn cài đặt nhận tiền, chức năng xuất dữ liệu khách hàng hoặc những nút thao tác mà nhân viên không nên sử dụng. Quyền tạm thời cũng có thể gây rắc rối. Một người làm thay đồng nghiệp trong một tuần, nhưng vẫn giữ quyền bổ sung suốt nhiều tháng.
Kiểm soát truy cập theo vai trò, hay RBAC, tổ chức quyền dựa trên công việc. Bạn xác định mỗi vai trò cần gì, gán vai trò cho từng người, rồi giới hạn quyền của họ trong những tài khoản và tác vụ liên quan.
Với tài khoản doanh nghiệp dùng chung, bạn cần xác định mỗi người được mở môi trường nào, xem thông tin gì và thực hiện thao tác nào. Sau đó, chuyển những quyết định này thành cài đặt cụ thể.
Bắt đầu từ một công việc vừa thực hiện. Nhân viên đã cần những gì để hoàn thành việc đó?
Với bộ phận chăm sóc khách hàng, đó có thể là mã đơn hàng, trạng thái giao hàng và lịch sử trao đổi. Họ có thể không cần báo cáo thanh toán hoặc thông tin khôi phục tài khoản.
Bộ phận tài chính có nhu cầu khác. Người đối soát thanh toán cần mã giao dịch và số tiền được chi trả. Chỉnh sửa sản phẩm hầu như không liên quan đến công việc này.
Một bảng phân quyền đơn giản sẽ làm rõ những khác biệt đó.
Dùng bảng này làm cơ sở xây dựng quy định riêng. Ghi tên nhân viên bên cạnh vai trò để đối chiếu kế hoạch phân quyền với những người đang thực hiện công việc.
Quyền mở một trang chưa trả lời hết các câu hỏi về quyền hạn.
Một nhân viên có thể cần đọc báo cáo nhưng không được tải xuống. Họ có thể cần kiểm tra trang sản phẩm nhưng không được xóa. Nhân viên chăm sóc khách hàng có thể cần trang đơn hàng, trong khi một số thông tin tài chính trên trang vẫn phải được ẩn.
Chia các quyền rộng thành những thao tác cụ thể:
Mở môi trường làm việc của tài khoản.
Xem trang và thông tin cần thiết.
Nhấn các nút cần cho công việc.
Chỉnh sửa hoặc xóa nội dung.
Sao chép thông tin hoặc tải tệp xuống.
Tải tệp lên hoặc in dữ liệu.
Quản lý người dùng khác và cài đặt tài khoản.
Danh sách này giúp bạn biết cần cấu hình những gì. Một nhãn chung như quyền truy cập gian hàng vẫn để lại quá nhiều điều chưa rõ.
Có nhiều cài đặt ảnh hưởng đến những gì nhân viên được làm. Mỗi loại phụ trách một phần khác nhau.
Dùng tài khoản thành viên và quyền có sẵn trên nền tảng nếu chúng đáp ứng công việc. Mỗi nhân viên có thể đăng nhập bằng một tài khoản người dùng riêng nhưng vẫn làm việc trên cùng gian hàng hoặc tài khoản khách hàng. Thiết lập các quyền này trước khi thêm biện pháp kiểm soát trong trình duyệt.
Sau đó, xem phần nào vẫn đang được cấp quá rộng. Một vai trò trên nền tảng có thể cung cấp đủ chức năng cần thiết nhưng đồng thời mở cả những trang hoặc dữ liệu ngoài phạm vi công việc. Khi đó, các quy tắc chi tiết hơn trong trình duyệt sẽ có ích.
Cần phân biệt rõ điều này khi cấu hình. Việc không cho một người sửa hồ sơ trình duyệt không tự động ngăn họ sửa sản phẩm bên trong gian hàng.
Tương tự, ẩn một nút trong trình duyệt và thay đổi quy tắc phân quyền của nền tảng là hai biện pháp khác nhau. Hãy chọn cài đặt thực sự kiểm soát thao tác bạn muốn hạn chế.
Giả sử một gian hàng có ba nhân viên. Nina phụ trách chăm sóc khách hàng, David làm tài chính, còn Owen quản lý sản phẩm và vận hành.
Bảng phân quyền đã sẵn sàng. Bước tiếp theo là áp dụng bảng đó vào môi trường làm việc hằng ngày.
Cấp cho mỗi người quyền truy cập bằng tài khoản thành viên riêng trong nhóm MoreLogin. Kiểm tra các chức năng được phép trước khi chọn vai trò.
Vai trò trong nhóm và quyền truy cập hồ sơ của MoreLogin cho phép tách quyền sử dụng chức năng phần mềm khỏi quyền truy cập môi trường tài khoản. Những thành viên có cùng vai trò dùng chung bộ quyền chức năng.
Nina cần mở hồ sơ gian hàng để xử lý yêu cầu hỗ trợ. Điều đó không có nghĩa cô cần tạo hồ sơ, chuyển giao môi trường hoặc quản lý đồng nghiệp.
David có thể làm việc với nhiều gian hàng. Gán các hồ sơ hoặc nhóm phù hợp, rồi kiểm tra để chắc chắn không có tài khoản của khách hàng không liên quan.
Kiểm tra cả hai cài đặt cùng lúc. Vai trò kiểm soát các chức năng phần mềm được sử dụng. Việc phân bổ hồ sơ quyết định thành viên được mở những môi trường tài khoản nào.
Nhân viên cần sử dụng tài khoản đang đăng nhập không nhất thiết phải biết mật khẩu đã lưu.
Bật bảo vệ mật khẩu cho các vai trò phù hợp. Cài đặt này có thể ngăn thành viên xem mật khẩu đã lưu qua trình quản lý mật khẩu của trình duyệt. Đồng thời kiểm tra quyền sử dụng công cụ dành cho nhà phát triển.
Cũng cần phân công rõ người phụ trách khôi phục tài khoản. Phải có người chịu trách nhiệm quản lý email đăng ký, số điện thoại khôi phục và các yêu cầu xác minh đăng nhập.
Nếu gian hàng yêu cầu Nina xác minh đăng nhập, cô cần biết phải liên hệ với ai. Gửi thông tin khôi phục vào nhóm chat sẽ trao cho cô nhiều quyền hơn mức công việc hỗ trợ yêu cầu.
Lấy một dòng trong bảng phân quyền và chuyển thành các quy tắc cho trang web.
Với Nina, yêu cầu có thể gồm:
Mở trang đơn hàng và tin nhắn khách hàng.
Xem thông tin cần để xử lý yêu cầu hỗ trợ.
Không truy cập trang thanh toán và quản trị tài khoản.
Không sao chép hoặc tải xuống thông tin ngoài phạm vi công việc hỗ trợ.
Không nhấn các nút thực hiện thao tác mà cô không được phép dùng.
MoreLogin hỗ trợ hạn chế thao tác nhấn, sao chép, tải lên, tải xuống và in. Kết hợp các cài đặt này với quy tắc URL và ẩn nội dung để quyền truy cập phù hợp với công việc của từng vai trò.
Không áp dụng mọi hạn chế cho tất cả nhân viên. David có thể cần tải báo cáo thanh toán. Chặn tải xuống đối với bộ phận tài chính sẽ làm gián đoạn chính công việc mà bạn muốn hỗ trợ.
Việc ẩn nội dung cũng cần được cân nhắc tương tự. Nina có thể cần biết tổng tiền đơn hàng để kiểm tra thắc mắc về thanh toán. Hãy ẩn thông tin tài chính không liên quan, nhưng giữ lại dữ liệu cần cho từng trường hợp.
Mẫu giúp tập hợp các quy tắc trang web cho cùng một công việc.
Ví dụ, mẫu dành cho bộ phận chăm sóc khách hàng có thể kết hợp URL bị chặn, nội dung bị ẩn và hạn chế sao chép hoặc tải xuống. Mẫu dành cho tài chính có thể cho phép làm việc với báo cáo, đồng thời hạn chế những trang và thao tác sản phẩm không liên quan.
Đặt tên mẫu sao cho nhìn vào là hiểu công việc áp dụng. Thêm mô tả ngắn về phạm vi sử dụng và lý do đặt ra các hạn chế.
Các quy tắc giới hạn truy cập web của MoreLogin có hai chế độ URL:
Không cho phép truy cập sẽ chặn những địa chỉ trong danh sách và giữ nguyên quyền truy cập các trang khác.
Chỉ cho phép truy cập sẽ mở những địa chỉ trong danh sách và chặn các trang còn lại.
Danh sách cho phép phù hợp với công việc có phạm vi hẹp và tập hợp trang đã xác định. Trước khi áp dụng, hãy thực hiện toàn bộ công việc. Thêm các trang đăng nhập, địa chỉ chuyển hướng và tên miền liên quan cần thiết.
Với công việc có phạm vi rộng hơn, chặn từng khu vực cụ thể có thể dễ duy trì hơn. Lựa chọn phụ thuộc vào những trang mà nhân viên cần đi qua.
Trong hộp thoại áp dụng mẫu, chọn hồ sơ trình duyệt cùng các thành viên hoặc vai trò cần chịu tác động của quy tắc.
Với công việc hỗ trợ của Nina, bắt đầu bằng hồ sơ gian hàng được giao. Không chọn tất cả hồ sơ trình duyệt chỉ vì giao diện có sẵn tùy chọn đó.
Kiểm tra phạm vi thành viên cẩn thận như khi chọn hồ sơ. Áp dụng mẫu cho một vai trò sẽ ảnh hưởng đến những người đang giữ vai trò đó. Kiểm tra danh sách trước khi lưu.
Bắt đầu với một phạm vi nhỏ mà bạn có thể kiểm tra. Khi Nina hoàn thành được công việc thường ngày và các hạn chế hoạt động đúng, hãy mở rộng cấu hình cho những thành viên hỗ trợ khác.
Kiểm tra bằng quyền truy cập của chính thành viên. Tài khoản quản trị viên có thể có quyền khác.
Sau khi lưu hoặc thay đổi chính sách URL và phần tử trang, khởi động lại các hồ sơ liên quan trước khi kiểm tra kết quả.
Dùng một công việc thực tế thay vì mở ngẫu nhiên vài trang.
Kiểm tra riêng quy trình tài chính. David phải mở được đúng báo cáo và tải xuống nếu thao tác đó thuộc quyền của anh.
Với mỗi lần kiểm tra, ghi lại thành viên, hồ sơ, quy tắc và kết quả. Thông tin này giúp quản trị viên tiếp theo có cơ sở xử lý khi công việc bị gián đoạn.
Nếu một tác vụ được phép không thực hiện được, hãy tìm trang bị thiếu hoặc nút bị chặn trước khi mở rộng quyền. Danh sách URL chưa đầy đủ không phải lý do để mở toàn bộ website.
Kiểm tra lại các phần liên quan khi giao diện gian hàng thay đổi. Báo cáo có thể được chuyển chỗ, nút thao tác có thể thay đổi hoặc quy trình có thêm một địa chỉ chuyển hướng.
Quyền truy cập thường trở nên quá rộng qua những tình huống công việc rất bình thường.
Owen nghỉ phép nên David được cấp thêm quyền vận hành tạm thời. Owen quay lại, nhưng không ai thu hồi quyền bổ sung. David vẫn giữ quyền mà công việc tài chính của anh không cần.
Khi cấp quyền tạm thời, hãy ghi rõ:
Nhân viên được cấp quyền và người phê duyệt thay đổi.
Các tài khoản và thao tác được bổ sung.
Ngày dự kiến kết thúc quyền truy cập.
Người chịu trách nhiệm thu hồi quyền bổ sung.
Việc kiểm tra công việc thường ngày của nhân viên sau khi thu hồi.
Ngày kết thúc ghi trong hồ sơ chỉ có ích khi có người thực sự thu hồi quyền.
Một phần kiểm tra khác liên quan đến các nhiệm vụ cần được tách biệt.
Giả sử David được cấp quyền thực hiện hoàn tiền khi làm thay bộ phận vận hành. Anh vốn đã chịu trách nhiệm đối soát các khoản hoàn với báo cáo thanh toán. Giờ đây, anh có thể thực hiện giao dịch rồi tự kiểm tra chính những giao dịch đó.
RBAC giúp xác định và phân bổ các quyền này. Việc rà soát phân tách nhiệm vụ xem xét liệu một người có nên nắm giữ tổ hợp quyền đó hay không.
Trong thời gian làm thay, giao việc đối soát cho một người độc lập hoặc giữ việc hoàn tiền ở một nhân viên vận hành khác. Khi rà soát, tổng hợp vai trò trên nền tảng, quyền cấp trực tiếp và các nhiệm vụ tạm thời của từng người.
Điều này đặc biệt hữu ích với nhóm nhỏ, nơi một nhân viên có thể đảm nhiệm nhiều công việc.
Khi công việc kết thúc, kiểm tra vai trò trên nền tảng, quyền truy cập hồ sơ MoreLogin và các mẫu đang áp dụng.
Nếu nhân viên nghỉ việc, kiểm tra thêm các phiên đăng nhập khác, ứng dụng được kết nối và quyền khôi phục tài khoản. Xóa một quyền trong không gian làm việc không đóng mọi đường truy cập khác vào tài khoản doanh nghiệp.
Nếu cần tìm hiểu một thay đổi bất thường trong môi trường, hãy dùng nhật ký truy cập và quản lý hồ sơ để xác định người thao tác và thời điểm.
Với một khoản hoàn tiền có tranh chấp, đối chiếu giao dịch với phê duyệt và báo cáo thanh toán. Những dữ liệu đó trả lời câu hỏi khác với việc ai đã mở hoặc thay đổi môi trường trình duyệt.
Nhiều nhân viên có thể dùng một tài khoản doanh nghiệp với các mức quyền khác nhau không?
Có, nếu hệ thống làm việc xác định được từng thành viên và áp dụng quy tắc phù hợp. Kết hợp quyền thành viên trên nền tảng, phân bổ môi trường tài khoản và các biện pháp kiểm soát trình duyệt. Chia sẻ cùng một thông tin đăng nhập không tự tạo ra các mức quyền khác nhau.
Doanh nghiệp chỉ có một tài khoản có cần kiểm soát truy cập theo vai trò không?
Một tài khoản vẫn có thể phục vụ nhiều công việc. Chăm sóc khách hàng, tài chính và vận hành có thể cần những trang, dữ liệu và thao tác khác nhau. Nhu cầu kiểm soát quyền phụ thuộc vào cách phân công công việc, không chỉ số lượng tài khoản.
Nhân viên có thể làm việc mà không nhìn thấy mật khẩu tài khoản đã lưu không?
MoreLogin cho phép quản trị viên hạn chế việc xem mật khẩu đã lưu đối với các vai trò được chọn. Nhân viên làm việc trong hồ sơ đã được cấp quyền và đang đăng nhập, còn nhóm phụ trách quản lý thông tin đăng nhập. Cần có người chịu trách nhiệm xử lý xác minh đăng nhập và khôi phục tài khoản.
Một nhân viên có thể đảm nhiệm nhiều vai trò không?
Có. Một người có thể giữ các vai trò khác nhau trên nhiều hệ thống hoặc được bổ sung quyền tạm thời. Hãy xem xét toàn bộ quyền đó cùng nhau. Nếu nhiệm vụ vận hành xung đột với trách nhiệm tài chính hiện có, điều chỉnh quyền hoặc bố trí một người kiểm tra độc lập.
Có thể hạn chế sao chép và tải xuống mà không chặn cả trang không?
Có. Cấu hình các hạn chế thao tác trang web cho đúng thành viên và hồ sơ. Nhân viên vẫn có thể truy cập trang để làm việc trong khi việc sao chép hoặc tải xuống bị hạn chế. Kiểm tra các thao tác này cùng công việc thường ngày trước khi mở rộng phạm vi áp dụng.
Bắt đầu với một tài khoản doanh nghiệp và hai vai trò. Liệt kê công việc của từng người, phân bổ các hồ sơ trình duyệt MoreLogin phù hợp và cấu hình những quy tắc cần thiết. Kiểm tra cả công việc được phép lẫn các hạn chế trước khi cấp quyền cho những thành viên còn lại.
VN
