- Sản phẩm
- Bảng giá
- Chương Trình Liên Kết
- Nhà phát triển
- Tài nguyên
VN
Nhân viên tài chính được cấp quyền hoàn tiền trong thời gian quản lý vận hành nghỉ phép. Một tuần sau, chính người này đối soát các khoản hoàn đó với báo cáo thanh toán. Quản lý đã đi làm lại, nhưng quyền tạm thời vẫn còn hiệu lực.
Không ai chủ định giao cả hai việc cho một người. Việc kiêm nhiệm phát sinh từ một lần làm thay đồng nghiệp.
Ma trận phân tách nhiệm vụ ghi rõ ai được đề nghị, phê duyệt, thực hiện và kiểm tra các nghiệp vụ cần kiểm soát. Với hoàn tiền, tách các nhiệm vụ xung đột giúp người duyệt độc lập với người đề nghị, người đối soát độc lập với người thực hiện.
Hãy bắt đầu với một cửa hàng và một quy trình. Sau đó, so sánh cách phân công dự kiến với quyền truy cập thực tế của từng người.
Chọn một khoản hoàn tiền gần đây và theo dõi từ yêu cầu của khách đến bản ghi trong báo cáo thanh toán. Liệt kê những người tham gia và các thao tác trước khi quyết định ai phụ trách từng bước.
Mô tả chung như quản lý cửa hàng chưa đủ cụ thể để kiểm tra quyền. Hãy chia công việc thành các bước:
Gửi đề nghị hoàn tiền kèm mã đơn hàng và lý do.
Phê duyệt hoặc từ chối đề nghị.
Thực hiện khoản hoàn đã được duyệt.
Đối soát giao dịch với báo cáo thanh toán.
Tìm nguyên nhân chênh lệch.
Với nhóm bốn người, cách phân công ban đầu có thể như bảng dưới đây. Khi áp dụng, điền tên nhân viên bên cạnh từng vai trò. Các dòng về thay đổi giá minh họa thêm một quyết định cần có người phê duyệt độc lập.
Không phân công nghĩa là vai trò đó không phụ trách thao tác trong ví dụ này. Quy định của cửa hàng cần xác định những thay đổi giá nào phải được duyệt.
Ghi rõ việc phê duyệt diễn ra ở đâu. Nếu chủ cửa hàng duyệt hoàn tiền trong công cụ quản lý công việc, nhân viên vận hành cần xem bản ghi đó trước khi thực hiện. Bản ghi phải có mã đơn hàng, số tiền và quyết định để nhân viên đối chiếu đúng giao dịch.
Liệt kê các cặp thao tác có thể cho phép một người thực hiện thay đổi sai quy định mà không có người khác kiểm tra.
Dùng các cặp này khi xét cấp quyền. Trước khi cho một người thực hiện hoàn tiền, hãy kiểm tra xem họ có đang phụ trách đối soát các khoản hoàn đó hay không.
Quay lại trường hợp nhân viên tài chính làm thay bộ phận vận hành. Vai trò tài chính đã có nhiệm vụ đối soát. Nhiệm vụ tạm thời bổ sung quyền thực hiện hoàn tiền. Khi gộp lại, hai quyền này tạo ra xung đột thứ hai trong bảng.
Giao việc đối soát giai đoạn đó cho người khác, hoặc để một nhân viên khác tiếp tục xử lý hoàn tiền.
Kiểm tra quyền của từng người trên tất cả các phạm vi liên quan:
Vai trò trên nền tảng và quyền được cấp trực tiếp.
Tài khoản của các cửa hàng hoặc thị trường khác.
Nhiệm vụ tạm thời khi làm thay đồng nghiệp.
Hồ sơ trình duyệt và phiên truy cập dùng chung.
Ứng dụng kết nối hoặc quyền qua API phục vụ quy trình.
Với mỗi xung đột, ghi rõ nhân viên, cửa hàng, nhiệm vụ chồng chéo, thay đổi đề xuất và người kiểm tra. Ghi ngày hết hạn cho quyền tạm thời, đồng thời giao người chịu trách nhiệm thu hồi.
Với cửa hàng Amazon, đối chiếu từng vai trò trong ma trận với quyền người dùng Seller Central. Bỏ các quyền không cần cho công việc, rồi kiểm tra cách phê duyệt và rà soát những thao tác còn lại.
Một số quyết định cần có bản ghi nghiệp vụ bên cạnh thiết lập quyền. Nếu khoản hoàn phải được duyệt, hãy ghi người duyệt và giao dịch liên quan. Khi có chênh lệch, nhân viên tài chính cần cả bản ghi phê duyệt lẫn chi tiết giao dịch để kiểm tra.
Một số yêu cầu khác liên quan đến truy cập trang. Tài chính có thể cần báo cáo thanh toán nhưng không cần trang chỉnh sửa sản phẩm. Nhân viên chăm sóc khách hàng cần trang đơn hàng nhưng không cần xem mọi trường dữ liệu nhạy cảm. Đây là những trường hợp phù hợp để áp dụng giới hạn trên trình duyệt.
Quy tắc phân quyền của nền tảng quyết định người dùng có được thực hiện nghiệp vụ hay không. Quy tắc trình duyệt kiểm soát các trang và nội dung có thể truy cập trong môi trường làm việc được giao.
Nếu nhóm vận hành nhiều cửa hàng, lưu phiên đăng nhập của mỗi cửa hàng trong một hồ sơ trình duyệt riêng. Khi gán quy tắc cho thành viên, bạn sẽ xác định được đúng môi trường cần áp dụng.
Chọn một vai trò trong ma trận. Liệt kê các trang cần dùng, nội dung không cần xem và những nhân viên đang làm công việc đó.
Chuyên viên xử lý kháng nghị tài khoản cần quyền truy cập cho một công việc cụ thể. Xác định các trang liên quan, rồi gom quy tắc giới hạn URL và nội dung vào một mẫu.
Mẫu dành cho đơn vị xử lý kháng nghị dưới đây đặt cả hai loại quy tắc trong cùng một trình chỉnh sửa.
Mẫu cho công việc kháng nghị kết hợp giới hạn nội dung và truy cập URL trong cùng một cấu hình.
Đặt tên mẫu sao cho dễ nhận ra công việc áp dụng. Trong phần mô tả, ghi lý do đặt giới hạn và người có thể duyệt thay đổi. Quản trị viên khác sẽ cần thông tin này khi phạm vi công việc thay đổi.
Nếu chuyên viên chỉ cần vài trang đã biết, danh sách cho phép có thể phù hợp. Vai trò có phạm vi rộng hơn có thể cần truy cập phần lớn website và chỉ chặn một số khu vực. Giới hạn truy cập URL của MoreLogin hỗ trợ cả hai chế độ:
Cấm truy cập: chặn các URL đã liệt kê, các trang khác vẫn truy cập được.
Chỉ cho phép truy cập: cho phép các URL đã liệt kê và chặn những trang còn lại.
Chọn thành viên và hồ sơ áp dụng cùng với danh sách URL.
Chính sách liên kết chế độ truy cập và URL với các thành viên, hồ sơ chịu tác động.
Trước khi áp dụng danh sách cho phép, thực hiện nhiệm vụ từ đầu đến cuối. Bổ sung các trang đăng nhập, đường dẫn chuyển hướng và tên miền liên quan cần dùng. Kiểm tra địa chỉ của đúng thị trường, nhất là khi nhân viên quản lý cửa hàng ở nhiều quốc gia.
Chặn cả trang có thể làm gián đoạn công việc. Nếu chỉ một phần nội dung nằm ngoài phạm vi nhiệm vụ, chọn các phần tử liên quan và xem trước kết quả giới hạn.
Trong ví dụ này, trình chỉnh sửa quy tắc đang chọn các phần tử đăng nhập và đăng ký trên trang chào mừng công khai của Amazon Seller Central ES.
Bảng quy tắc liệt kê phần tử đã chọn và xem trước kết quả ẩn nội dung.
Với trang đơn hàng hoặc báo cáo, đối chiếu từng phần tử đã chọn với nhiệm vụ của nhân viên. Tài chính vẫn cần mã tham chiếu để khớp khoản hoàn với bản ghi thanh toán. Nếu ẩn những mã này, việc đối soát sẽ gặp trở ngại.
Sau khi xem trước, mở lại trang bằng tài khoản của thành viên.
Trước khi áp dụng mẫu, kiểm tra quyền theo vai trò và quyền truy cập hồ sơ của nhân viên. Môi trường cửa hàng được cấp quyền cần khớp với phạm vi áp dụng mẫu.
Trong hộp thoại sử dụng mẫu, chọn hồ sơ cửa hàng cần áp dụng và các thành viên hoặc vai trò liên quan.
Một mẫu có sẵn có thể được áp dụng cho các hồ sơ trình duyệt, thành viên hoặc vai trò được chọn.
Ảnh chụp đang chọn tất cả hồ sơ trình duyệt. Hãy bắt đầu với một hồ sơ phù hợp và vài thành viên để kiểm tra tác động trước khi mở rộng.
Khi chọn một vai trò, kiểm tra tất cả những người được gán vai trò đó. Nhân viên vẫn giữ vai trò cũ sau khi đổi việc có thể nhận mẫu dành cho công việc trước đây.
Kiểm tra bằng quyền truy cập của chính thành viên. Phiên của quản trị viên có thể có quyền khác.
Dùng một nhiệm vụ gần đây làm tình huống kiểm tra:
Hoàn thành quy trình thông thường, bao gồm các bước chuyển trang và chuyển hướng cần thiết.
Mở một trang phải bị giới hạn.
Xác nhận chính sách áp dụng đúng thành viên và hồ sơ.
Kiểm tra các cách truy cập khác đang sử dụng, bao gồm ứng dụng kết nối.
Theo dõi một giao dịch đã duyệt đến bước đối soát độc lập.
Khi quy tắc URL có hiệu lực, thành viên có thể thấy thông báo chặn truy cập như ví dụ MoreLogin dưới đây. URL đích giúp quản trị viên xác định trang mà nhân viên đã cố mở.
Trang MoreLogin bị giới hạn hiển thị thông báo chặn truy cập và URL đích.
Sau khi lưu hoặc sửa chính sách URL và phần tử trang, khởi động lại các hồ sơ liên quan trước khi kiểm tra. Ghi thành viên, hồ sơ, quy tắc và kết quả. Nếu không hoàn thành được một nhiệm vụ thông thường, kiểm tra quyền, phạm vi URL và phần tử đã chọn trước khi mở rộng quyền truy cập.
Khi thời gian làm thay kết thúc, thu hồi quyền bổ sung và xác nhận nhân viên vẫn làm được công việc chính. Thực hiện kiểm tra tương tự khi kết thúc hợp tác với nhà thầu hoặc khi nhân viên đổi vai trò.
Nếu hồ sơ bị mở hoặc thay đổi cấu hình ngoài dự kiến, kiểm tra người thao tác và thời gian trong nhật ký truy cập và quản lý hồ sơ. Với chênh lệch hoàn tiền, đối chiếu giao dịch trên nền tảng với bản ghi phê duyệt và báo cáo thanh toán.
Rà soát quy tắc trang web sau khi nền tảng bán hàng đổi giao diện. Một URL có thể chuyển hướng sang trang mới, hoặc phần tử được dùng trong quy tắc giới hạn nội dung có thể đã đổi vị trí.
Cửa hàng có hai người sẽ có nhiệm vụ chồng chéo. Ghi rõ những phần này để cả hai biết công việc nào cần người thứ hai kiểm tra.
Một người có thể thực hiện hoàn tiền, người còn lại đối chiếu với phê duyệt và báo cáo thanh toán. Nếu cả hai đều xử lý hoàn tiền, giao cho mỗi người kiểm tra giao dịch của người kia.
Ghi cụ thể người kiểm tra cần xem gì, kiểm tra khi nào và lưu kết quả ở đâu. Ví dụ, bản ghi kiểm tra có thể gồm mã đơn hàng, số tiền được duyệt, số tiền đã hoàn và chênh lệch phát hiện được.
Giao người phụ trách từng khoản chênh lệch chưa xử lý. Một ghi chú đã kiểm tra không giúp người tiếp theo hiểu vấn đề nếu số tiền vẫn chưa khớp.
Ma trận phân tách nhiệm vụ khác gì với ma trận RACI?
Ma trận RACI xác định người thực hiện, người chịu trách nhiệm cuối cùng và các vai trò trao đổi thông tin. Ma trận phân tách nhiệm vụ xác định những công việc cần tách riêng. Với hoàn tiền, ma trận giúp kiểm tra người thực hiện có đồng thời kiểm soát việc phê duyệt hoặc kiểm tra độc lập hay không.
Một nhân viên có thể kiêm nhiều vai trò trong cửa hàng trực tuyến không?
Có. Kiểm tra tổng quyền từ tất cả vai trò, bao gồm nhiệm vụ tạm thời. Hai vai trò riêng biệt có thể tạo xung đột khi cùng thuộc về một người. Điều chỉnh quyền hoặc giao người khác kiểm tra độc lập phần công việc liên quan.
Có thể lập ma trận phân tách nhiệm vụ bằng bảng tính không?
Có. Bắt đầu với bảng vai trò và thao tác, sau đó thêm quy tắc xung đột và danh sách người dùng thực tế. Ghi người phụ trách rà soát và ngày kiểm tra. Mỗi khi quyền thay đổi, đối chiếu bảng với quyền hiện có trong hệ thống.
Nhóm vận hành cửa hàng nên rà soát ma trận bao lâu một lần?
Kiểm tra các mục liên quan khi nhiệm vụ hoặc quyền truy cập thay đổi. Đồng thời đặt lịch rà soát phù hợp với khối lượng và rủi ro công việc. Trong mùa hoàn trả hoặc khi có nhân viên tạm thời, cần kiểm tra thường xuyên hơn.
Trước lần làm thay tiếp theo, đối chiếu nhiệm vụ hiện tại của nhân viên với quyền bổ sung họ sắp nhận. Xử lý xung đột, ghi thời điểm kết thúc quyền và kiểm tra hồ sơ cửa hàng liên quan.
VN
