VNPhần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội đưa công việc từ nhiều mạng xã hội vào một không gian làm việc. Một nhóm có thể lập kế hoạch nội dung, phê duyệt bản nháp, lên lịch đăng bài, xử lý các cuộc trò chuyện và xem xét kết quả mà không cần lặp lại mọi nhiệm vụ trong từng ứng dụng gốc.
Bộ tính năng chính xác khác nhau. Mỗi mạng xã hội quyết định loại tài khoản, định dạng xuất bản, tin nhắn và số liệu mà công cụ bên ngoài có thể truy cập. Gói phần mềm và các quyền do chủ tài khoản cấp cũng ảnh hưởng đến những gì nhóm có thể làm.
Một công cụ hữu ích không phải là công cụ có danh sách tính năng dài nhất. Nó là công cụ hoàn thành công việc phù hợp cho các tài khoản mà nhóm của bạn thực sự sử dụng.
Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội là gì?
Quản lý phương tiện truyền thông xã hội là một kỷ luật điều hành. Phần mềm cung cấp cho công việc đó một hệ thống chia sẻ. Nó có thể kết hợp việc lập kế hoạch nội dung, xuất bản, thu hút khán giả, báo cáo và kiểm soát nhóm trong một giao diện.
Nó không thể quyết định thương hiệu nên nói gì hoặc phản ứng thế nào với một khách hàng khó tính. Những quyết định đó vẫn cần bối cảnh, phán đoán và chủ sở hữu rõ ràng.
Một số đơn vị có thể xuất hiện bên trong cùng một sản phẩm:
- Kênh thường là một tài khoản hoặc trang xã hội được kết nối.
- Người dùng hoặc chỗ ngồi là một người có thể truy cập phần mềm.
- Không gian làm việc nhóm nội dung, tài khoản và con người cho một thương hiệu hoặc khách hàng.
- Vai trò xác định những gì người dùng có thể xem, tạo, phê duyệt hoặc xuất bản.
Các đơn vị này không thể thay thế cho nhau. Một gói có thể bao gồm nhiều người dùng nhưng chỉ có một vài kênh. Một đại lý cũng có thể cần một không gian làm việc riêng cho từng khách hàng, ngay cả khi một nhóm quản lý tất cả họ.
Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội hoạt động như thế nào?
Hầu hết các sản phẩm đều kết nối thông qua quy trình ủy quyền và API do mỗi mạng xã hội cung cấp. Chủ tài khoản phê duyệt một nhóm hành động được xác định. Sau đó, phần mềm chỉ có thể thực hiện các hành động được quy định trong các quyền đó.
Trong thực tế, quy trình làm việc có năm giai đoạn:
- Kết nối tài khoản
Chủ sở hữu hoặc quản trị viên được ủy quyền chọn tài khoản xã hội được hỗ trợ và cấp quyền truy cập. Thiết lập âm thanh sử dụng luồng ủy quyền chính thức thay vì yêu cầu nhóm chia sẻ mật khẩu tài khoản.
- Chuẩn bị và xem xét nội dung
Người viết và nhà thiết kế thêm bản sao, hình ảnh, video, liên kết và chi tiết chiến dịch. Người đánh giá kiểm tra nội dung trước khi đưa vào hàng đợi xuất bản.
- Lên lịch hoặc xuất bản
Công cụ sẽ gửi yêu cầu được phép tới mạng xã hội vào thời điểm đã chọn. Một số định dạng có thể được xuất bản trực tiếp. Những người khác yêu cầu thông báo và bước cuối cùng trong ứng dụng gốc.
- Thu thập hoạt động được phép
Công cụ này có thể truy xuất các nhận xét, đề cập, tin nhắn và số liệu bài đăng. Quyền truy cập tùy thuộc vào mạng và loại tài khoản. Nó cũng có thể phụ thuộc vào việc xem xét ứng dụng hoặc quyền bổ sung.
- Báo cáo và quản lý
Các nhóm chỉ định cuộc trò chuyện, xuất báo cáo, xem lại lịch sử phê duyệt và xóa quyền truy cập khi một người rời khỏi dự án.
Quy tắc nền tảng quyết định quy trình công việc này có thể đi được bao xa. API quản lý cộng đồng LinkedIn sử dụng các quyền, cấp truy cập và điểm cuối được phiên bản. API đăng nội dung TikTok cung cấp cả tính năng đăng trực tiếp và tải lên bản nháp. Chúng là những con đường khác nhau, không phải hai nhãn hiệu cho cùng một hành động.
Các kết nối cũng cần được bảo trì. Token có thể hết hạn hoặc bị thu hồi. Các phiên bản API có thể bị ngừng hoạt động. Việc đạt đến hạn ngạch yêu cầu có thể làm gián đoạn quy trình làm việc hợp lệ. Mô hình chi phí trong hạn ngạch API dữ liệu YouTube cho biết lý do tại sao một tính năng có thể được hỗ trợ về mặt kỹ thuật nhưng vẫn bị giới hạn ở quy mô lớn.
Các tính năng cốt lõi của Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội
Tên tính năng thường trông nhất quán hơn quyền truy cập cơ bản. Hai kênh bên trong cùng một sản phẩm có thể hỗ trợ những hành động rất khác nhau.
- ** Lập kế hoạch nội dung và lịch **
Lịch dùng chung hiển thị các bản nháp, bài đăng đã lên lịch, chiến dịch và các khoảng trống trong kế hoạch. Nó cung cấp cho người chỉnh sửa và chủ tài khoản một nơi để đánh giá tác phẩm sắp tới.
- Xuất bản và lập kế hoạch
Các đội có thể chuẩn bị trước bài viết và gửi đến các kênh được hỗ trợ. Phê duyệt, múi giờ, hàng đợi, bản xem trước và kiểm tra trạng thái giúp công việc đó được kiểm soát. Sau khi nội dung được phê duyệt, Đăng bài trên mạng xã hội tự động sẽ chuyển nội dung đó thông qua việc lên lịch, xuất bản và xác minh.
- Hộp thư tương tác và xã hội
Hộp thư đến hợp nhất có thể thu thập các nhận xét, lượt đề cập và tin nhắn được hỗ trợ. Các thành viên trong nhóm có thể chỉ định một mục, để lại ghi chú, trả lời hoặc đánh dấu mục đó là đã giải quyết. Phạm vi phủ sóng thường không đồng đều vì các mạng hiển thị dữ liệu hội thoại khác nhau.
- Theo dõi và lắng nghe
Giám sát theo dõi hoạt động trực tiếp xung quanh các tài khoản thuộc sở hữu, chẳng hạn như lượt đề cập và nhận xét. Lắng nghe có phạm vi rộng hơn. Nó có thể theo dõi các chủ đề, thuật ngữ thương hiệu, đối thủ cạnh tranh hoặc tình cảm trên các nguồn công khai. Một số bộ quản lý bao gồm cả hai. Những người khác yêu cầu một sản phẩm nghe riêng biệt.
- Phân tích và báo cáo
Các công cụ báo cáo thu thập các số liệu có sẵn và biến chúng thành báo cáo kênh, chiến dịch hoặc khách hàng. Điều này rất hữu ích cho việc tìm kiếm các mẫu. Nó không làm cho mọi số liệu có thể so sánh trực tiếp được. Số người tiếp cận, số lần hiển thị, số lượt xem và mức độ tương tác có thể có các định nghĩa khác nhau trên các mạng.
- Hợp tác và quản trị
Không gian làm việc, vai trò, đường dẫn phê duyệt và bản ghi hoạt động giúp các nhóm kiểm soát ai có thể xuất bản. Họ cũng làm cho việc bàn giao rõ ràng hơn. Một đại lý có thể ngăn một khách hàng xem nội dung hoặc báo cáo của khách hàng khác.
Logo nền tảng trên trang bán hàng chứng tỏ rất ít. Kiểm tra loại tài khoản và hành động bạn cần. Ví dụ: Kênh và ma trận tính năng của bộ đệm tách biệt việc xuất bản, phân tích và hỗ trợ cộng đồng thay vì coi mỗi mạng được kết nối là được hỗ trợ đầy đủ.
Các loại Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội
Các danh mục chồng chéo trong thực tế. Bộ lập lịch có thể thêm hộp thư đến, trong khi bộ phần mềm doanh nghiệp có thể dẫn đầu bằng việc lắng nghe. Nó vẫn giúp xác định công việc mà mỗi sản phẩm xử lý tốt nhất.
| Kiểu | Trọng tâm chính | Phù hợp chung |
|---|---|---|
| Lên lịch trước | Lịch, hàng đợi và xuất bản | Người sáng tạo và nhóm nhỏ |
| Bộ tất cả trong một | Xuất bản, hộp thư đến, phân tích và cộng tác | Nhóm tiếp thị đa kênh |
| Tập trung vào lắng nghe hoặc tập trung vào tương tác | Đề cập, trò chuyện, chăm sóc khách hàng và nghiên cứu | Nhóm cộng đồng, hỗ trợ và thương hiệu |
| Nền tảng đại lý | Không gian làm việc, phê duyệt, báo cáo và quyền của khách hàng | Các đại lý và nhóm đa thương hiệu |
| Nền tảng doanh nghiệp | Quản trị, hồ sơ kiểm toán, tích hợp và kiểm soát khu vực | Các tổ chức lớn hoặc được quản lý |
Một bộ lớn hơn không phải lúc nào cũng là một lựa chọn tốt hơn. Một nhóm nhỏ có thể nhận được nhiều giá trị hơn từ một người lập kế hoạch đáng tin cậy với bước phê duyệt rõ ràng. Một đại lý có thể quan tâm nhiều hơn đến việc phân tách khách hàng và xuất báo cáo. Một tổ chức được quản lý có thể đặt nhật ký truy cập và kiểm soát lưu giữ trước các tính năng tạo nội dung.
Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội so với các công cụ liên quan
Một số công cụ chạm vào mạng xã hội mà không thực hiện cùng một công việc.
| Công cụ hoặc cách tiếp cận | Công việc chính | Ranh giới chính |
|---|---|---|
| Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội | Tổ chức xuất bản, tương tác, báo cáo và làm việc nhóm được phép | Không bao gồm mọi tính năng gốc |
| Lập lịch truyền thông xã hội | Dự thảo, xếp hàng và xuất bản nội dung | Có thể có các tính năng hộp thư đến, nghe hoặc quản trị hạn chế |
| Quy trình đăng bài tự động | Di chuyển nội dung đã được phê duyệt thông qua các trạng thái lịch trình, xuất bản, xác minh và lỗi | Không quản lý toàn bộ chương trình hoạt động trên mạng xã hội |
| Công cụ nền tảng xã hội gốc | Quản lý một mạng với các tính năng của bên thứ nhất | Không cung cấp một không gian làm việc trên nhiều mạng |
| Nền tảng lắng nghe xã hội | Theo dõi các cuộc trò chuyện, chủ đề và cảm xúc rộng hơn | Có thể không hỗ trợ đăng nội dung hoặc quản lý các tài khoản do mình sở hữu |
| Người quản lý quảng cáo xã hội | Tạo và đo lường các chiến dịch phải trả tiền | Không thay thế việc đăng nội dung tự nhiên, không trả phí và quản lý cộng đồng |
| Hồ sơ trình duyệt hoặc Điện thoại đám mây | Cung cấp phiên ứng dụng hoặc web trực tiếp với trạng thái được giữ lại | Không tạo lịch, hộp thư đến hoặc báo cáo thống nhất |
Đối với các nhóm nhiều tài khoản, Quản lý phiên trả lời một câu hỏi khác. Nó kiểm soát trạng thái đăng nhập và truy cập theo thời gian. Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội sắp xếp nội dung và dữ liệu tài khoản được phép. Một nhóm có thể cần cả hai lớp, nhưng lớp này không thể thay thế lớp kia.
Tự động hóa trình duyệt cũng thuộc một danh mục riêng. Nó lặp lại các tác vụ trong giao diện trình duyệt. Công cụ truyền thông xã hội dựa trên API sử dụng quyền truy cập nền tảng được ghi lại. Hai phương pháp này có quyền, điểm lỗi và nhu cầu bảo trì khác nhau.
Lợi ích và hạn chế
Giá trị chính của Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội là sự rõ ràng trong hoạt động. Nó mang lại cho nhóm một cái nhìn tổng quan về công việc đã lên kế hoạch và làm cho quyền sở hữu trở nên dễ dàng hơn.
Những lợi ích thực tế rất dễ nhận ra:
- ít ngày xuất bản bị bỏ lỡ hơn
- đường dẫn xem xét và phê duyệt rõ ràng hơn
- chuyển đổi ít lặp lại giữa các ứng dụng gốc
- hồ sơ được chia sẻ cho nhận xét và bài tập
- chuẩn bị nhanh hơn các báo cáo định kỳ
- loại bỏ quyền truy cập dễ dàng hơn trong quá trình offboarding
Những lợi ích này phụ thuộc vào một quá trình hợp lý. Một công cụ không thể sửa chữa được quyền sở hữu không rõ ràng hoặc tiêu chuẩn nội dung yếu kém. Tự động hóa có thể xuất bản một lỗi hiệu quả như xuất bản một bài đăng đã được phê duyệt.
Sự đánh đổi cũng cụ thể như sau:
- thiếu hỗ trợ cho mạng, loại tài khoản hoặc định dạng bài đăng
- số liệu bị trì hoãn hoặc không đầy đủ từ API nền tảng
- ủy quyền đã hết hạn và các kênh bị ngắt kết nối
- các tính năng gốc không có sẵn cho các công cụ của bên thứ ba
- báo cáo kết hợp các số liệu với các định nghĩa khác nhau
- giới hạn của gói dịch vụ dựa trên kênh, người dùng, không gian làm việc, lịch sử hoặc khả năng xuất dữ liệu
- phụ thuộc vào bên thứ ba để lưu trữ nội dung và dữ liệu tài khoản
Các tính năng gốc mới thường xuất hiện trước sự hỗ trợ của bên thứ ba. Mạng xã hội cũng có thể thay đổi quyền hoặc xóa điểm cuối. Các nhóm cần một phương án dự phòng để xuất bản khẩn cấp và chăm sóc khách hàng khi không có tiện ích tích hợp.
Cách chọn Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội
Bắt đầu với công việc chứ không phải bản demo sản phẩm. Một tập hợp nhỏ các yêu cầu cứng sẽ hữu ích hơn một danh sách kiểm tra rộng rãi.
- Kiểm tra chính xác mạng và loại tài khoản
Xác nhận hỗ trợ cho các trang, hồ sơ, tài khoản doanh nghiệp và tài khoản người sáng tạo mà bạn sử dụng. Sau đó kiểm tra các định dạng bài đăng, tin nhắn và số liệu cần thiết.
- Lập bản đồ quá trình đánh giá
Quyết định ai tạo, chỉnh sửa, phê duyệt và xuất bản. Kiểm tra xem công cụ có thể thực thi đường dẫn đó mà không buộc mọi người phải đóng vai trò quản trị viên hay không.
- Kiểm tra không gian làm việc và kiểm soát quyền
Các cơ quan cần tách biệt khách hàng rõ ràng. Các nhóm lớn hơn có thể cần vai trò tùy chỉnh, lịch sử phê duyệt, đăng nhập một lần hoặc hồ sơ kiểm tra.
- Xác minh các định nghĩa báo cáo
Liệt kê các số liệu thúc đẩy các quyết định. Kiểm tra nguồn của chúng, lịch sử có sẵn, độ trễ cập nhật và các tùy chọn xuất. Đừng cho rằng cùng một nhãn có nghĩa là phép tính giống nhau trên mọi mạng.
- Kiểm tra các trường hợp hoạt động bình thường và lỗi
Xuất bản bài đăng có mức độ rủi ro thấp, kết nối lại tài khoản, từ chối bản nháp, xuất báo cáo và xóa người dùng. Một cuốn lịch bóng bẩy nói lên rất ít về cách sản phẩm xử lý lỗi.
- Tính tổng chi phí
Giá cả có thể phụ thuộc vào kênh, chỗ ngồi, không gian làm việc, tính năng, lịch sử dữ liệu hoặc mức sử dụng. Sử dụng số lượng nhóm và khách hàng dự kiến. Đừng so sánh các kế hoạch chỉ bằng giá đầu vào.
Bảo mật phải là một phần của mỗi lần kiểm tra. Các thành viên trong nhóm nên sử dụng tài khoản của riêng họ nếu có thể. Quyền truy cập nên được giới hạn ở công việc họ cần. Việc đưa ra ngoài sẽ loại bỏ cả quyền truy cập công cụ và mọi quyền nền tảng còn lại.
Bài học chính
- Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội có thể kết hợp việc xuất bản, tương tác, báo cáo và kiểm soát nhóm trong một không gian làm việc.
- Người lập lịch có công việc hẹp hơn. Một bộ đầy đủ cũng có thể bao gồm hộp thư đến, khả năng nghe, phân tích và quản trị.
- Hỗ trợ thực tế tùy thuộc vào mạng xã hội, loại tài khoản, quyền được cấp và gói phần mềm.
- Báo cáo đa nền tảng giúp tiết kiệm thời gian nhưng các số liệu tương tự không phải lúc nào cũng có thể so sánh trực tiếp.
- Công cụ phù hợp phù hợp với quy trình phê duyệt, xuất bản, tương tác và báo cáo thực sự của nhóm.
Câu hỏi thường gặp về Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội
Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội nói một cách đơn giản là gì?
Đây là phần mềm giúp một người hoặc nhóm quản lý công việc được hỗ trợ trên một hoặc nhiều mạng xã hội. Công việc đó có thể bao gồm lập kế hoạch bài đăng, xuất bản nội dung, xử lý các cuộc hội thoại, xem xét số liệu và kiểm soát quyền truy cập của nhóm.
Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội có giống như một công cụ lập lịch không?
KHÔNG. Các công cụ lập lịch tập trung vào việc chuẩn bị bài đăng và chọn thời điểm chúng xuất hiện. Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội cũng có thể bao gồm hộp thư đến, lắng nghe, phân tích, phê duyệt, không gian làm việc của khách hàng và kiểm soát quyền.
Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội kết nối với mạng xã hội như thế nào?
Hầu hết các công cụ đều sử dụng luồng ủy quyền chính thức và các API do mỗi mạng cung cấp. Chủ tài khoản cấp các quyền được xác định. Các hành động khả dụng tùy thuộc vào các quyền đó, loại tài khoản và API hiện tại của mạng.
Một công cụ có thể quản lý nhiều tài khoản mạng xã hội không?
Có, khi gói phần mềm và mạng xã hội hỗ trợ các tài khoản đó. Các nhóm vẫn nên tách khách hàng, phân công vai trò và xác nhận rằng mọi kết nối đều được chủ tài khoản ủy quyền.
Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội có thể thay thế các ứng dụng mạng xã hội gốc không?
Không hoàn toàn. Một số định dạng, cài đặt, tin nhắn và tính năng mới có thể vẫn chỉ khả dụng trong ứng dụng gốc. Công cụ quản lý sẽ giảm bớt công việc thường ngày trong khi vẫn duy trì đường dẫn rõ ràng để quay lại nền tảng ban đầu.
Đây là hồ sơ trình duyệt hay Điện thoại đám mây Phần mềm quản lý phương tiện truyền thông xã hội?
Thường thì không. Cấu hình trình duyệt hoặc Điện thoại đám mây cung cấp môi trường ứng dụng hoặc web trực tiếp. Nó không tự động cung cấp lịch nội dung được chia sẻ, hộp thư đến xã hội thống nhất, hệ thống phê duyệt hoặc phân tích đa nền tảng.
